Avant de mettre en place une évaluation des collaborateurs, il est recommandé de se poser quatre questions : pourquoi, quoi, par qui et comment.
L'évaluation s'effectue le plus souvent suite à la diffusion d'un questionnaire auprès des employés. Les salariés devront le compléter en amont de leur bilan annuel ou entretien de fin d'année. Le mode de diffusion peut être optimisé en ayant recours à un logiciel de sondage en ligne. En effet, une solution d'emailing est intégrée à l'application et permet une diffusion simple à l'ensemble de vos collaborateurs. De plus, le logiciel offre la possibilité de générer un lien web afin d'intégrer l'enquête sur votre CRM ou votre intranet.
La diffusion est ainsi optimisée et le traitement des données automatisé.
>> Rendez-vous sur Drag'n Survey et créez votre questionnaire évaluation employé
Pourquoi mettre en place une évaluation du personnel ?
De nombreuses raisons existent. Il peut servir :
- A réajuster des rémunérations
- A identifier des besoins en formations
- Apréparer des évolutions professionnelles
L’appréciation en entreprise sert aussi à déterminer l’intégration d’un nouvel employé, répondre à un vœu des salariés, faciliter la gestion du personnel, favoriser la communication ou responsabiliser l’encadrement, etc.
Il est intéressant d’interroger les salariés sur ce qu’ils en attendent. En 2005, le Journal du management a réalisé une enquête qui précise les attentes. La première attente est l’évolution de carrière au sein de l’entreprise. La deuxième est la fixation de nouveaux objectifs pour un poste. La troisième est de pouvoir préciser ses besoins en matière de formation. La quatrième est de déterminer les forces et les faiblesses de l'employé.
Pour un plan efficace, il n'est pas recommandé d’apprécier à la fois les résultats, les comportements, le potentiel et de recueillir les éléments permettant de mettre en place un plan de formation. Il est préférable d'interroger le collaborateur sur un critère ou besoin à la fois. En effet, un collaborateur pourrait orienter ses réponses liées aux résultats afin d'obtenir une formation spécifique.
Que souhaitez-vous évaluer ?
Les employés
Afin d’identifier les forces et les faiblesses. On déterminera ensuite les mesures à prendre pour améliorer les performances.
Les résultats
On déterminera dans un premier temps les objectifs à atteindre (par exemple sur une année). Dans un second temps, on mesurera la performance (les écarts entre les réalisations et les objectifs fixés).
Les comportements
L’étude des comportements peut être faite au sein d’un groupe (relation entre collègues…), hors d’un groupe (relation et communication avec d’autres services…) ou hors de la société (relation avec la clientèle…)
Les compétences
On déterminera par exemple les compétences communes (reflètent la culture de l’entreprise), métiers et managériales (leadership, délégation, vison…).
Le potentiel
Cette appréciation n’est pas toujours utilisée car elle intervient lorsqu’on prend en compte les évolutions possibles au sein d’une entreprise.
Qui sera en charge de l'évaluation du personnel ?
Le supérieur hiérarchique direct
Il est la personne la plus proche de l'employé. Il est normalement celui qui connait le mieux le contenu du poste et la performance réalisée par le salarié. L’appréciation par le supérieur hiérarchique peut parfois être faussée. On fera alors appel à un collège « ad hoc ».
Le collège ad hoc
Il va formuler dans un premier temps une appréciation sur le salarié. Le collège peut être composé du supérieur ainsi que de trois ou quatre autres personnes (généralement des représentants de l’entreprise ou des clients internes). Dans un second temps, le supérieur hiérarchique s’entretiendra avec le salarié pour lui présenter l’étude faite par le collège.
Les pairs
L’appréciation par les pairs est utilisée le plus souvent dans le monde académique.
Les subordonnés
Ils ont une vision privilégiée de leur supérieur ainsi qu’une place particulière pour déterminer sa valeur.
L’auto-évaluation
Elle permet aux salariés d’estimer eux-mêmes leurs performances. Le supérieur hiérarchique interviendra par la suite pour négocier chacun des points.
Comment évaluer le personnel ?
Pour mettre en place un plan de ce type au sein d’une entreprise, des procédures doivent être mise en place :
- déterminer la date et le support (papier ou enquête en ligne),
- formation des appréciateurs avant le lancement du programme,
- mise en place d’un tableau de bord pour suivre l’avancé du programme,
- archiver les documents renseignés pour un meilleur suivi dans le temps.
Pour plus de précisions, vous pouvez consulter l'article de l'administration française qui précise le cadre légal, cliquez-ici
Évaluer un collaborteur avec un questionnaire en ligne
Les enquêtes au format papier sont de moins en moins utilisées au sein des organisations. Cela vient du fait que le papier ne permet pas une analyse simple des informations. De plus, le stockage est compliqué. Cependant, avec Drag'n Survey, il est possible d'imprimer le questionnaire et d'intégrer les réponses renseignées par le répondant directement dans l'interface d'analyse des résultats. Tout le traitement est informatisé.
Cependant, les entreprises utilisent aujourd'hui principalement le format web pour interroger les salariés. En effet, l'enquête en ligne se diffuse directement dans les boîtes mails des collaborateurs. Un simple clic permet de participer à l'étude.
Les données sont centralisées au même endroit. Les personnes en charge de l'évaluation peuvent ainsi suivrent en temps réel l'avancé du programme sur l'application de questionnaire en ligne.
Articles complémentaires :
Evaluer la satisfaction des salariés, cliquez-ici
Réaliser une enquête auprès des employés, cliquez-ici
Le sondage en ligne comme outil de mesure, cliquez-ici
Mettre en place une évaluation en entreprise, cliquez-ici
Plus de 20 exemples de questionnaires gratuits, cliquez-ici
Mesurer le niveau de contentement des salariés, cliquez-ici
Réaliser un questionnaire pour optimiser vos réunions, cliquez-ici
Mesurer le niveau de satisfaction suite à une formation, cliquez-ici
Sources :
Cadin, Loïc. Guérin, Francis et Pigeyre, Frédérique. Gestion des ressources humaines. Dunod, 2007