J.S. Bowman définit avec humour ce qu’est l’évaluation en entreprise : « elle est donnée par quelqu’un qui ne veut pas la donner à quelqu’un qui ne veut pas la recevoir ». Cette définition est limitée d’un point de vue pédagogique, mais elle attire l’attention sur l’embarras qu’elle peut susciter au sein d’une organisation.
Elle est pourtant un point clé dans la gestion des Ressources Humaines et porteuse de multiples attentes (rémunération, évolution professionnelle, formation…). On la retrouve généralement sous la forme d'un bilan annuel qui contient différents critères propres à un poste ou à une fonction. Ces critères sont généralement intégrés dans un questionnaire qui sera soumis aux employés. Il est possible d'en optimiser la construction, la diffusion et l'analyse des résultats grâce à un logiciel de sondage en ligne.
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Tout d’abord, un peu d’histoire
Au 3ème siècle avant J.-C., le philosophe chinois Sin Yu a décrit les pratiques d’appréciation de la dynastie Wei. Celle-ci, en général, estimait les hommes selon qu’ils plaisaient ou non. Le mérite n’était pas fonction des résultats produits.
Au 19ème siècle, avec l’organisation scientifique du travail de Frederick Winslow Taylor, l’objectivité de l’appréciation est constituée par la notation du poste. Les exigences de celui-ci sont traduites par des critères regroupant les différentes activités et déclinés en comportements absents ou présents (oui-non). Le total des oui et des non pouvant donner lieu à une note.
L’objectivité de l’appréciation est donc considérée comme l’une des principales préoccupations du management. La mise en place de critères permet de limiter la subjectivité ou dans le cas de la dynastie Wei, l’arbitraire.
Les objectifs de l’évaluation en entreprise
Les objectifs varient selon les organismes. Ils servent, par exemple, à fixer des décisions sur le salaire, la formation ou l'affectation d'un poste.
Pour les atteindre, une réflexion doit être menée en amont. Elle permettra de structurer le questionnaire qui sera proposé aux salariés et d'obtenir les informations essentielles à la prise de décision.
La crédibilité de l’évaluateur
Pour qu’il soit crédible, il doit être proche du salarié. De plus, cette proximité est indispensable pour pouvoir porter un jugement sur un collaborateur.
Afin que les Ressources Humaines intègrent les apports de l’appréciation et qu’elle comporte des enjeux réels, l’évaluateur doit avoir de l'influence pour pouvoir peser dans le processus de décision.
Le processus de décision
On constate souvent que la mise en place d’un plan d'évaluation en entreprise n’est pas toujours suivie de réalisations.
En effet, moins l’appréciateur aura de poids dans les décisions de gestion des Ressources Humaines, moins il pèsera dans leur élaboration. La comptabilisation des entretiens sera régulière mais le suivi ne sera pas assuré.
Le feed-back ou l’attente du retour
Le bilan annuel est un moment privilégié de communication au sein d’un organisme. Il permet de régénérer la confiance et la motivation. Le feed-back sera plus efficace s’il est spécifique, centré sur le comportement et non sur la personne, s’il prend en compte les besoins de l’apprécié, qu’il procède à l’échange d’information plutôt qu’à l’administration de conseils et qu’il est orienté sur les comportements que l’appréciateur peut changer.
Le bilan annuel a une place importante dans la gestion des Ressources Humaines. Pour qu’il soit efficace, le processus d’appréciation doit comporter une phase préparatoire qui permettra de définir les critères et les objectifs.
Les critères peuvent être intégrés dans un questionnaire qui sera proposé, soit lors d’un entretien individuel entre l’appréciateur et l’apprécié, soit en ligne. La solution de questionnaire en ligne Drag'n Survey est simple, accessible à tous et offre l’avantage, si besoin, de garder l’anonymat des répondants.
Créer un questionnaire d'évaluation du personnel en 3 étapes
Aujourd'hui, les outils accessibles directement sur le web permettent de créer des questionnaires au format web simplement. Une fois connecté à l'application, il suffit de créer son enquête et de la diffuser. Les données sont traitées automatiquement par l'application et réstituées dans l'analyse des résultats.
1. Construire son questionnaire en ligne
Les solutions en ligne permettent de créer une enquête rapidement, de manière professionnelle. En effet, la fonctionnalité "Glisser-Déposer" offre la possibilité d'intégrer directement différents types de questions dans l'interface de construction de son sondage. De plus, si vous ne souhaitez pas partir d'une feuille blanche, des modèles de questionnaires sont mis à disposition pour guider les utilisateurs.
Il est également possible d'intégrer son logo et les couleurs de son entreprise pour personnaliser les sondages.
2. Diffuser son questionnaire en ligne
La diffusion d'une enquête peut se faire de différentes façons. Avec les logiciels disponibles sur internet, vous pouvez générer un lien web afin de l'intégrer dans un email, sur un intranet, etc. Il est également possible d'utiliser la solution d'emailing du logiciel d'enquête en ligne. Ce mode de diffusion permet de rattacher les réponses d'un collaborateur à son adresse mail. Cependant, identifier le répondant est uniquement possible si votre enquête n'est pas anonyme.
De plus, l'accès au sondage peut se faire grâce à un QR Code ou via une page web avec la fonctionnalité widget.
Avec Drag'n Survey, il est également possible d'imprimer un questionnaire créé sur l'application. Une fois complété par le répondant, il suffit de le scanner et de l'intégrer dans l'application. Une Intelligence Artificielle prend ensuite le relais pour analyser le contenu et le restitué dans l'analyse des résultats. Cela permet au répondant de participer à l'enquête quand il le souhaite.
3. Analyser et traiter les réponses collectées
Les solutions en ligne traitent et restituent les données. Les utilisateurs se concentrent ainsi sur l'analyse des résultats. Le gain de temps est considérable.
De plus, ces logiciels permettent de trier les résultats en fonction de différents critères. Il est donc possible de faire ressortir les informations essentielles à la prise de décision.
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Sources :
Cadin, Loïc. Guérin, Francis et Pigeyre, Frédérique. Gestion des Ressources Humaines. Dunod, 2007