À l'ère du numérique, plusieurs solutions sont proposées aux entreprises pour dématérialiser les obligations administratives qu'elles doivent remplir. Les logiciels d'émargement font partie de ces solutions et sont de véritables outils que les entreprises doivent adopter afin d'optimiser leur gestion administrative.
Ce type d'outil est largement utilisé par les centres et organismes de formation. En effet, il est indispensable de valider la présence d'un stagiaire notamment suite à la participation à un quiz pour valider les acquis. Un logiciel d'émargement peut également servir à valider une liste de diffusion d'un questionnaire de satisfaction à chaud ou à froid. Drag'n Survey présente ici les 5 raisons d'utiliser un logiciel d'émargement.
>> Découvrez Drag'n Survey et créez un questionnaire en ligne, cliquez-ici
Automatisation des documents administratifs
Un logiciel d'émargement donne la possibilité de suivre l'ensemble des documents administratifs sur une plateforme unique. Ainsi, on dispose d'un accès instantané à l'historique de tous les documents signés électroniquement en seulement quelques clics.
Grâce au solution d'émargement, on procède au remplissage automatique des documents. Ce sont en effet les données stockées dans le logiciel que ce dernier utilise pour générer les documents. Ensuite, le formateur peut les envoyer à tous ses apprenants à la fois pour signature. De plus, les certificats dont dispose le logiciel d'émargement garantissent une signature certifiée et sécurisée.
Suivi simplifié de l'assiduité
Un logiciel d'émargement est une solution simple pour gagner 5 fois plus de temps dans la gestion administrative. Ce type de solution permet en effet d'automatiser et de numériser la gestion des signatures de documents, le contrôle de présence, etc. Son utilisation réduit les pertes de temps consacré à remonter les absences lors des formations en présentiel ou en distanciel.
Les différentes méthodes que le logiciel utilise sont certifiées par les OPCO (opérateurs de compétences) et destinées aux gestionnaires administratifs d'organismes de formation, de l'enseignement supérieur, d'entreprise ou encore du réseau des CFA/GETA. Avec ce logiciel, l'émargement ne se fait qu'en 5 secondes et en seulement 3 étapes à l'aide d'un smartphone ou d'une tablette.
Informatisation de l'analyse de l'apprentissage
Les analyses puissantes que font les logiciels d'émargements permettent, par exemple, d'accéder facilement aux différentes données relatives à une formation. En effet, il analyse en temps réel les donnéess générales dont il dispose, ou traite les informations de chaque utilisateur. Que ce soit des extensions .csv, un document API ou PDF, l'exportation des feuilles se fait en un clic. Cela permet de réaliser des statistiques pour suivre les chiffres clés des formations que l'on organise.
Avec ce traitement, la supervision de la gestion des absences devient plus facile. En effet, les calculs ne se font plus manuellement. Une synthèse de l'assiduité des apprenants est automatiquement générée et renseigne sur le nombre de retards, d'absences justifiées ou non. Le taux de présence ou d'abandons pendant la formation est aussi fourni automatiquement par le logiciel.
Le suivi des objectifs de formation est aussi rendu effectif par le logiciel. Les informations qu'il recueille sont aussi utiles pour effectuer une amélioration du contenu de la formation.
Alertes et gestion des cas particuliers
Si un apprenant ne remplit pas les critères d'assiduités définies par le formateur, ce dernier reçoit des alertes personnalisées. Celles-ci sont utiles pour réaliser une gestion proactive de chaque cas. De plus, des statistiques, ainsi que l’historique de l’assiduité des apprenants sont disponibles sur ces plateformes et permettent la gestion de cas particuliers.
Les tâches chronophages comme les échanges de mails inutiles sont remplacées par des automatisations d'alertes aux personnes dédiées, comme le maître d'apprentissage. De même, les alertes peuvent être organisées comme l'utilisateur le souhaite.
Respect de la loi de la formation professionnelle
Les logiciels d'émargement offrent des fonctionnalités qui respectent les différentes prescriptions légales en la matière. Ils sont proposés en accord avec la loi en vigueur dans le secteur pour permettre aux utilisateurs de créer sans difficulté les documents d'ordre légal. Ainsi, que ce soit pour avoir un accompagnement sur les démarches DataDock (Qualiopi) ou encore pour remplir un Bilan pédagogique et financier, le logiciel est vivement recommandé.
Articles complémentaires :
Créer et analyser les résultats d'un sondage en ligne, cliquez-ici
Réaliser correctement un questionnaire de satisfaction, cliquez-ici
Découvir Google Forms et les autres logiciels d'enquête, cliquez-ici
Télécharger une enquête de contentement au format word, cliquez-ici
Les astuces pour créer un questionnaire de satisfaction à chaud, cliquez-ici
L'importance des questions à choix multiples dans une évaluation, cliquez-ici
Structurer un questionnaire pour collecter des données exploitables, cliquez-ici
Tout savoir sur le Net Promoter Score et la mesure du contentement, cliquez-ici
Mesurer les connaissances suite à une formation avec un quiz en ligne, cliquez-ici